LE FORUM OUVERT
Le FORUM OUVERT... une démarche de groupe ou une nouvelle façon de penser?
par Diane Gibeault[1], facilitatrice et formatrice de l’approche Forum Ouvert (Open Space Technology)
Il n'est pas toujours facile de créer un solide esprit d'équipe et de susciter l'engagement au sein des organismes qui sont de plus en plus durement mis à l'épreuve. Il existe pourtant une méthode éprouvée, le Forum Ouvert, qui peut redonner aux individus un véritable sens des responsabilités et, en fin de compte, améliorer les bénéfices et le rendement de votre organisme.
Cette approche de grands groupes a démontré qu’elle est efficace pour obtenir des résultats exceptionnels avec des groupes de plus de 2 000 personnes tout autant qu’avec un groupe de 5 personnes. C'est une manière simple et pourtant étonnamment efficace d'organiser des réunions et d'améliorer la communication.
La méthode Open Space Technology (Forum Ouvert) a été élaborée au milieu des années quatre-vingts par Harrison Owen, auteur de plusieurs livres sur la transformation dans les organisations.
Comment fonctionne le Forum Ouvert?
Sans ordre du jour et sans table.
Assis en cercle, tous les participants et participantes ont l'occasion de soulever et d’afficher au mur, les questions qui leur semblent importantes, en fonction d’un thème significatif autour duquel ils sont réunis. L’approche du Forum Ouvert crée des conditions qui portent les gens à prendre spontanément des initiatives.
Avec un objectif clair en tête, tous les participants et participantes contribuent à l'élaboration de l'ordre du jour au début de la rencontre et à l’organisation de groupes auto - gérés. Un terrain commun commence à s’établir. Dans le Forum Ouvert, toutes les questions mises en avant par les participants sont discutées.
Il n’y a pas meilleure motivation que de commencer par ce qui vous passionne. Tous ceux et celles qui partagent cette passion, cet intérêt ou cette préoccupation se rassemblent pour y travailler. Une telle démarche facilite l’émergence de solutions. De plus, l'environnement très rassurant favorise la communication. L’apprentissage en équipe prend ici tout son sens. Les bénéfices de la collaboration deviennent évidents. Le potentiel pour un engagement réel augmente considérablement puisque les participants se sont approprié la démarche et la réflexion.
Autres résultats
Au terme de l'atelier, les participants et participantes reçoivent un rapport écrit du travail accompli par les groupes, ainsi que la liste des personnes qui y ont contribué. Il se crée ainsi des réseaux où la diversité et la richesse d'expérience appuient et guident le cheminement. À l’issue d’un Forum Ouvert, des priorités sont fixées, des plans d'action sont élaborés et des groupes d'action sont organisés. Tous repartent avec de nouvelles connaissances, un regain d'énergie et le sentiment réel d'avoir progressé.
Ce que le Forum Ouvert offre et exige
Le Forum Ouvert n'est pas une recette applicable à toutes les situations. C’est une approche qui, par exemple, permet d’explorer une question complexe ou simple, d’organiser rapidement ce qui doit être fait, d’amener le «système entier» dans la même pièce pour planifier pour l’avenir, de créer et consolider des équipes, d’aplanir les conflits, d’améliorer la communication et de redonner de l’énergie à un organisme.
Ne choisissez pas le Forum Ouvert si vous croyez déjà avoir la réponse à la question. Puisque comme leader vous créez un espace propice à l’initiative, vous devez être prêt pour l’imprévu et être Ouvert au changement.
L’intention doit être transparente, le thème de la rencontre clair et d’intérêt réel. La méthode du Forum Ouvert peut paraître simple en surface, mais il est crucial de bien comprendre la philosophie qui la sous-tend et d’assurer une préparation soignée avec l’organisme.
Qui fait appel au Forum Ouvert?
Petites entreprises, grandes corporations, gouvernements et associations de tous les continents ont utilisé le Forum Ouvert avec succès. Ce qui caractérise ces organismes, c’est qu’ils croient véritablement que les gens sont leur plus importante ressource et qu’ils leur font confiance.
Sortir des sentiers battus
Voilà ce qu’offre la technologie du Forum Ouvert. Le Forum Ouvert, ce n’est pas seulement un événement. C’est une nouvelle façon d’être, de travailler, de penser, de se réunir et de faire des affaires qui peut se poursuivre bien au-delà de la rencontre.
Résultats attendus d’un Forum Ouvert
Résultats tangibles - 6 garanties
Des idées sont discutées par les intéressés pour chacun des sujets identifiés par les participants.
Les comptes rendus des discussions sont préparés par les participants et affichés sur place.
Des priorités sont identifiées par le groupe (facultatif).
Les comptes rendus connexes aux priorités acceptées, le cas échéant, sont identifiés.
Les participants proposent des actions et en prennent la responsabilité.
Des plans d’actions sont élaborés par les participants intéressés et sont présentés au groupe.
Résultats intangibles fréquemment observés
Les participants sont engagés dans une écoute et des échanges qui vont vite en profondeur, se trouvant entourés de collègues qui partagent les mêmes passions. D’autres qui sont en état de conflit intense se traitent avec respect. Voici quelques autres observations fréquentes dans un Forum Ouvert.
Confiance rehaussée
Collaboration accrue
Relations interpersonnelles améliorées
Esprit de groupe solidifié
Créativité exprimée
Initiative manifestée
Plaisir et enthousiasme à travailler ensemble
Apprentissages nouveaux
Énergie et espoir
Responsabilisation
Engagement renouvelé
Efficience améliorée
Le tout contribue à :
Une meilleure performance
Une productivité accrue
Une organisation plus agile
[1] Diane Gibeault est une consultante chevronnée en facilitation et transformation organisationnelle. Facilitatrice professionnelle accréditée MC par l’International Association of Facilitators (IAF), elle s’est formée en 1996 à la méthode Forum Ouvert (Open Space Technology) auprès de son auteur, l’Américain Harrison Owen. Diane est également active au sein de l’Open Space Institute of Canada, du Réseau francophone Forum Ouvert